Salah satu kegiatan komunikasi perusahaan untuk menjangkau audiens-nya adalah dengan melakukan press conference. Press conference merupakan sebuah acara pers yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk mendapatkan publisitas media. Hal ini banyak dilakukan oleh perusahaan untuk mengklarifikasi sebuah isu, meluncurkan produk baru, mengomunikasikan keberhasilan perusahaan, dan tujuan lainnya sesuai dengan kepentingan perusahaan.
Dalam kegiatan press conference, biasanya penyelenggara menyampaikan terlebih dahulu pesan-pesan yang ingin disampaikan kepada media, kemudian dilanjutkan dengan wawancara media kepada sumber informasi. Menurut Argenti (2009:163), salah satu langkah yang harus dilakukan sebelum mengadakan wawancara dengan media adalah dengan memberikan pengarahan secara singkat (brief) kepada sumber informasi. Dalam Public Relations (PR), pengarahan singkat ini biasanya tertuang dalam bentuk buku yang sering disebut dengan briefing book. Briefing book ini akan digunakan sebagai acuan bagi pihak penyelenggara agar kegiatan press conference dapat dilaksanakan dengan baik, dan memiliki output yang sesuai dengan harapan penyelenggara.
Istilah briefing book ini mungkin masih asing terdengar bagi mahasiswa PR, karena menurut pengalaman penulis, briefing book dalam kegiatan press conference belum pernah dikenalkan dalam perkuliahan di kelas. Mengingat pentingnya briefing book bagi sebuah press conference, mahasiswa perlu untuk mengetahuinya sebagai ‘bekal’ melakukan kerja magang di perusahaan atau PR Agency. Berikut adalah konten yang biasanya disusun dalam sebuah briefing book:
- Company Profile – Meskipun briefing book ditujukan kepada pembicara dalam press conference yang biasanya merupakan bagian dari perusahaan, tetapi paparkanlah profil perusahaan secara singkat dalam briefing book. Paparan mengenai profil perusahaan ini membantu pembicara untuk dapat mengingat kembali nilai-nilai dalam perusahaan, dan jika press conference dilakukan oleh lebih dari satu penyelenggara, profil perusahaan dapat membantu pembicara untuk mengenal perusahaan tersebut dengan lebih dekat.
- Overview dan Background – Bagian ini berisi mengenai tujuan diselenggarakannya press conference dan bagian teknis penyelenggaran kegiatan, seperti tempat, waktu, agenda.
- Participant(s) dan Key Message – Pada bagian ini, sertakanlah nama-nama pembicara dan jabatan dalam perusahaan serta pemaparan mengenai key message atau pesan kunci yang harus disampaikan oleh pembicara dalam press conference.
- Target Media dan Media Profile – Dalam bagian ini, paparkanlah beberapa media kunci yang menjadi sasaran perusahaan dan profil media tersebut. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk memberikan gambaran tentang media-media kunci perusahaan mengenai fokus pemberitaan, profil pembaca, dan sirkulasi media tersebut.
- Potential Questions dan Suggested Answers – Kedua hal ini merupakan bagian yang penting dalam briefing book. Berikanlah beberapa pertanyaan yang potensial untuk ditanyakan oleh para wartawan kepada pembicara dalam sesi press conference maupun wawancara. Potential questions didapatkan dengan mempertimbangan pesan kunci yang disampaikan oleh pembicara, juga mengenai perkembangan perusahaan, kontribusi perusahaan, dan rencana bisnis perusahaan di masa yang akan datang. PR juga biasanya memberikan saran untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan singkat dan jelas.
- Interview Guidelines – Briefing book ditutup dengan memberikan interview guidelines mengenai bagaimana cara yang baik dalam melakukan wawancara. Hal ini meliputi sebelum, saat, dan setelah wawancara.
Briefing book biasanya diharapkan rampung satu minggu sebelum press conference berlangsung dan PR harus mendistribusikan briefing book dan memberikan pengarahan singkat mengenai isi briefing book kepada para pembicara.
Briefing book memang memiliki peran yang cukup penting dalam press conference, tetapi selain itu, hubungan yang baik antara perusahaan dengan para media juga menjadi hal yang penting untuk mencapai tujuan diselenggarakannya press conference.
Penulis: Helga Liliani Cakra Dewi
Helga Liliani Cakra Dewi merupakan lulusan Multimedia Public Relations, Universitas Multimedia Nusantara. Saat ini Ia menjabat sebagai Asisten Dosen di UMN. Tahun 2015, Ia melanjutkan studi Master pada program Advertising & PR, di Silla University, Korea Selatan.